Décision n° 002 du 28 novembre 2023 créant un Comité d’Organisation du Festival Guma

Le Président du Bureau Exécutif de Guma

Vu les statuts et le Règlement intérieur de Guma ;
CONSIDERANT le bilan de la 2è édition du Festival Guma des 18 et 19 décembre 2021 ;
CONSIDERANT le procès-verbal  des élections du 19 décembre 2021,

DECIDE

Article 1.- La présente décision porte création du Comité d’Organisation du Festival Guma.

Article 2.- a) Le Festival Guma est une manifestation organisée par Guma-Association pour la Sauvegarde et la Promotion de la culture guidar.

b) Le Comité d’Organisation du Festival, exerçant l’une des activités de Guma-Association pour la Sauvegarde et la Promotion de la culture guidar, est placé sous la tutelle du Bureau Exécutif de ladite association.

c) Le Comité d’Organisation du Festival Guma est chargé de :

• Préparer les différentes éditions du Festival Guma ;
• Rechercher les moyens d’organisation des différentes éditions du Festival Guma ;
• Organiser le Festival ;
• Dresser le bilan du Festival.

Article 3.- a/Le Comité d’organisation du Festival Guma est composé de :

• Un Directeur du Festival
• Un Directeur-Adjoint
• Un Trésorier
• Un Responsable des programmes du Festival
• Un Commissaire d’exposition
• Un Responsable de l’aménagement du site du Festival, de son approvisionnement en électricité et eau
• Un Responsable des groupes de danses et chanteurs du patrimoine guidar
• Un Responsable des prestations des artistes « modernes »
• Un Responsables des jeux de société et conteurs
• Un Responsable de la recherche des financements
• Un Responsable du transport et de l’hébergement
• Un Responsable de la restauration des festivaliers
• Un Responsable de l’hygiène et de la santé
• Un Responsable de la sécurité
• Un Responsable de l’animation pré-festival et de l’animation sur le site
• Un Responsable du marketing
• Un Responsable des relations avec les organes de presse
• Un Responsable de l’accueil et du protocole
• Un Responsable du sport et loisirs
• Un Responsable des contacts avec les associations culturelles sœurs
• Un Responsable des contacts avec les autorités gouvernementales, administratives, municipales et traditionnelles
• Un Comité National du Tchad
• Un Responsable du suivi-évaluation des activités du Festival
• Un Commissaire aux comptes

b/Chaque responsable, assisté d’un adjoint, constitue et anime une équipe pour l’exécution de sa mission.

Article 4.- a) En coordination avec le Bureau Exécutif de Guma, le Directeur du Festival Guma a pour rôle de :

• manager le Festival, définir les objectifs et fixer les moyens pour les atteindre
  • assurer la programmation de l’événement
  • définir le budget et assurer l’équilibre financier du festival définir les stratégies de communication
  • définir la stratégie marketing
  • gérer les contacts avec les pouvoirs publics, les fournisseurs, la presse
  • négocier les contrats avec les sponsors
  • encadrer les équipes chargées d’organiser le festival
  • superviser et contrôler la mise en œuvre technique des opérations.

b) Le Directeur du Festival rend compte au Bureau Exécutif de Guma-Association pour la Sauvegarde et la Promotion de la culture guidar, devant lequel il est responsable.

Article 5.- a) Le Directeur du Festival est assisté d’un directeur-adjoint.

b) Le Directeur-adjoint assiste le directeur dans toutes ses missions. Il encadre son secrétariat, prépare ses correspondances, convoque et organise les réunions du Comité.

Article 6.- a) Le Trésorier du Festival est le Trésorier général de Guma-Association pour la Sauvegarde et la promotion de la culture guidar.

b) Il assure la sécurisation des fonds et pourvoit aux dépenses ordonnées par le Directeur du Festival.

Article 7.- Le responsable des programmes du Festival est chargé de l’élaboration du ou des thème (s), des conférences, des  prestations des artistes, projections cinématographiques, et de la programmation de toutes les activités du Festival.

Article 8.- Le commissaire d’exposition est responsable de la sélection des objets à exposer, de l’attribution et de la gestion des stands.

Article 9.- Le responsable de l’aménagement du site du Festival est chargé :

• du nettoyage, de l’épandage du sable et de l’arrosage du site
• de la construction des stands en matériaux locaux
• de la recherche des tentes
• de l’approvisionnement du site en électricité et eau.

Article 10.-  Le responsable des groupes de danses et chanteurs du patrimoine guidar est chargé de sélectionner et encadrer les groupes de danses à inviter au Festival.

Article 11.- Le responsable des prestations des artistes « modernes » est chargé de sélectionner et encadrer les artistes et humoristes à inviter au Festival.

Article 12.- Le responsable des jeux de société et conteurs est chargé de sélectionner et encadrer les amateurs des jeux de société et conteurs à inviter au Festival.

Article 13.- Le responsable de la recherche des financements est chargé de mobiliser les moyens financiers pour l’organisation du Festival sous forme de contributions spéciales des membres, de mécénats, de sponsoring.

Article 14.- a) Le responsable du transport et de l’hébergement des artisans, artistes et groupes de danses est chargé d’organiser le transport et l’hébergement des artisans, artistes et groupes de danses invités par le Festival.

b) Les exposants et artistes non invités mais admis à exposer et prester au Festival prennent en charge les frais relatifs à leur transport, hébergement et restauration.

Article 15.- Le responsable de la restauration des festivaliers est chargé de mobiliser et d’organiser les restaurateurs sur le site ou en ville.

Article 16.-  Le responsable de l’hygiène et de la santé est chargé d’organiser la propreté dans la ville du Festival, en général et sur le site du Festival en particulier, s’assurer que les déchets ne polluent pas le site et les abords du site du Festival, apporter des soins médicaux de base sur le site et s’occuper des cas plus sérieux, en relation avec l’hôpital annexe de Guider ou d’autres centres de santé de la ville.

Article 17.- Le responsable de la sécurité est chargé d’établir des contacts avec les responsables de la sécurité de la ville (sous-préfet, commissaires, comandants de gendarmerie), recruter des agents de sécurité privés, afin d’assurer la sécurité des festivaliers et du matériel sur le site, faciliter les voyages des étrangers venant au Festival, notamment ceux du Tchad.

Article 18.- Le responsable de l’animation pré-festival et de l’animation sur le site est chargé de trouver les appareils, d’organiser les réunions d’information et de sensibilisation dans les villes et les villages du pays guidar et partout où les Guidar sont installés.

Article 19.- Le responsable du marketing est chargé de la production des gadgets – y compris le pagne, des affiches, banderoles, kakemonos, etc, et de promouvoir l’image du Festival.

Article 20.- Le responsable des relations avec les organes de presse est chargé d’élaborer le dossier de presse, d’assurer les contacts avec la presse audiovisuelle et écrite, les réseaux sociaux.

Article 21.- Le responsable de l’accueil et du protocole est chargé d’organiser les cérémonies protocolaires officielles liées au Festival en coordination avec le protocole des autorités administratives ; d’organiser l’accueil des délégations des festivaliers, des invités et des autorités avec l’appui d’hôtes et hôtesses d’accueil.

Article 22.- Le responsable du sport et loisirs est chargé de l’élaboration des activités sportives et des loisirs, notamment des visites touristiques dans le pays guidar ; il organise et anime le carnaval et l’élection de Miss/Master Guma.

Article 23.- Le responsable des contacts avec les associations culturelles sœurs est chargé :

• d’établir une liste d’associations culturelles sœurs à inviter
• de contacter les associations sœurs pour inviter les responsables et/ou les groupes de danses et les exposants choisis.

Article 24.- Le responsable des contacts avec les autorités gouvernementales, administratives, municipales et traditionnelles est chargé des contacts avec le Ministère en charge de la Culture, au niveau local, régional et national, les services du Gouverneur du Nord, le Préfet du Mayo-Louti, les Sous-Préfets de Guider, de Figuil, de Mayo-Oulo, les Maires de Guider, Figuil et Mayo-Oulo, les chefs de cantons et Lamibés du département.

Article 25.- a) Le Comité National du Tchad est composé de :

• Un Président du Comité national
  • Un Secrétaire Général
  • Un Trésorier
  • Un responsable de la recherche des financements
  • Un Responsable de l’organisation des réunions préparatoires au Festival
  • Un Responsable de la sélection des artisans, des groupes de danse, artistes, amateurs des jeux de société, conteurs
  • Responsable du transport des festivaliers venant du Tchad.

b) Le Comité National du Tchad est chargé, sous la coordination du Directeur du Festival Guma, de :

• mobiliser les Guidar du Tchad en pour le Festival
  • réunir les moyens financiers sur le territoire du Tchad
  • organiser les réunions d’information et de sensibilisation dans les villes et les villages
  • choisir les artisans et artistes à inviter
  • organiser leur déplacement vers le lieu du Festival.

Article 26.- Le Responsable de suivi et évaluation est chargé de suivre les activités du Festival tout au long de son déroulement et d’alerter le président du Festival pour des actions correctives.

Article 27.- Le commissaire aux comptes est chargé de contrôler la gestion des fonds du Festival. Le Commissaire aux comptes dressera un rapport au Directeur du Festival.

Article 28.- a) Chaque responsable, assisté d’un adjoint, constitue son équipe de travail.

b) La composition des équipes doit prendre en compte la couverture géographique du pays guidar et des communautés de la diaspora.

c) Chaque responsable doit s’efforcer d’y inclure des représentants des associations guidar dans les villes et les comités de développement des villages.

Article 29.- La présente décision sera communiquée partout où besoin sera.

Le Président du Bureau Exécutif

Dr Albert DOUFFISSA